Procedura
Prosimy o wyznaczenie terminu i wypełnienie kwestionariusza przed przystąpieniem do rezerwacji spotkania.
Niniejsza wideokonferencja jest przeznaczona wyłącznie do komunikacji pomiędzy dotychczasowym klientem IFB a upoważnionymi pracownikami Banku. Udział jest ściśle ograniczony do klienta oraz jego należycie umocowanych przedstawicieli, takich jak radca prawny, doradcy finansowi lub członkowie kadry zarządzającej klienta formalnie wskazani w dokumentacji Banku.
Może zostać zwołana z inicjatywy Klienta na dowolnym etapie relacji bankowej, zarówno w sprawach bieżących, jak i w związku z bardziej złożonymi kwestiami strategicznymi, administracyjnymi lub operacyjnymi. Celem sesji jest zapewnienie Klientowi bezpiecznego, bezpośredniego i poufnego kanału kontaktu z kadrą kierowniczą Banku w czasie rzeczywistym.
Typowe tematy poruszane podczas takich spotkań obejmują między innymi:
- wyjaśnienia dotyczące obsługi rachunku, statusu transakcji lub wymaganej dokumentacji
- zmiany w strukturach rachunków, w tym aktualizacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych, osób upoważnionych do podpisu lub danych kontaktowych
- przedłożenie nowych dokumentów lub oświadczeń w związku ze zmieniającą się działalnością klienta lub jurysdykcjami
- omówienie indywidualnie dopasowanych usług bankowych, strukturyzacji produktów lub rozwiązań o charakterze powierniczym
- koordynacja zarządzania relacjami obejmującymi wiele jurysdykcji lub na poziomie grupy
- eskalacja problemów technicznych lub dotyczących obsługi, które nie zostały rozwiązane w ramach standardowego wsparcia klienta
- poufna rozmowa dotycząca potencjalnych zdarzeń o charakterze reputacyjnym, związanych z compliance lub z ryzykiem
- itd.
Choć wideokonferencja nie jest wymagana na gruncie przepisów compliance, sesja odbywa się zgodnie z wewnętrznymi zasadami nadzoru korporacyjnego i regulacyjnymi IFB. Najważniejsze ustalenia mogą zostać odnotowane w aktach relacji z Klientem, a w razie potrzeby po spotkaniu mogą zostać skonsultowane wewnętrzne zespoły (np. prawny, compliance, ds. ryzyka) w celu rozpatrzenia konkretnych wniosków lub wątpliwości.
Spotkania te mają na celu umacnianie zaangażowania IFB na rzecz dyskrecji, szybkości reagowania i przejrzystości w relacjach z klientami o wysokiej wartości aktywów oraz partnerami instytucjonalnymi.
Zastrzeżenie regulacyjne dotyczące nagrywania
Dla uniknięcia wątpliwości IFB niniejszym informuje wszystkich uczestników, że wszystkie wideokonferencje w aplikacji Zoom organizowane, prowadzone lub w których uczestniczy IFB są nagrywane w całości lub w części dla celów regulacyjnych, ustawowych, związanych z compliance, nadzorczych, audytowych, zarządzania ryzykiem oraz dowodowych. Poprzez uzyskanie dostępu do jakiejkolwiek takiej wideokonferencji, dołączenie do niej lub inny udział w niej każdy uczestnik wyraźnie potwierdza, akceptuje i nieodwołalnie wyraża zgodę na nagrywanie obrazu i dźwięku, przetwarzanie, przechowywanie, archiwizowanie, analizę oraz – w przypadkach wymaganych – udostępnianie takich nagrań właściwym organom nadzorczym, regulacyjnym, sądowym lub innym organom uprawnionym na mocy prawa, zgodnie z obowiązującymi przepisami, regulacjami i wewnętrznymi zasadami ładu korporacyjnego.
Jeżeli uczestnik nie wyraża zgody na takie nagrywanie, nie jest uprawniony do uczestniczenia w wideokonferencji, uzyskiwania do niej dostępu ani brania w niej udziału w jakikolwiek inny sposób i jest zobowiązany niezwłocznie się rozłączyć.