Procedure
Plan het invullen van de vragenlijst in en vul deze vervolgens in voordat u doorgaat met het boeken van uw gesprek.
Deze videoconferentie is uitsluitend bestemd voor communicatie tussen een bestaande cliënt van IFB en de bevoegde functionarissen van de bank. Deelname is strikt beperkt tot de cliënt en diens naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers, zoals juridisch adviseurs, financiële adviseurs of bestuurders van vennootschappen die formeel in de dossiers van de bank zijn vastgelegd.
Deze sessie kan in elke fase van de bankrelatie op initiatief van de cliënt worden bijeengeroepen, zowel voor routinekwesties als in verband met complexere strategische, administratieve of operationele vraagstukken. Het doel van deze sessie is de cliënt een beveiligd, direct en vertrouwelijk kanaal te bieden om in real time met senior medewerkers van de Bank in contact te treden.
Typische onderwerpen die in dergelijke sessies aan bod komen, zijn onder meer, maar niet uitsluitend:
- verduidelijking over rekeningactiviteiten, transactiestatus of documentatievereisten
- wijzigingen in rekeningstructuren, waaronder updates met betrekking tot uiteindelijk belanghebbenden, gemachtigde ondertekenaars of contactgegevens
- indiening van nieuwe documenten of verklaringen in verband met veranderende activiteiten of jurisdicties van de cliënt
- bespreking van maatwerkbankdiensten, productstructurering of fiduciaire regelingen
- coördinatie van het relatiebeheer over meerdere jurisdicties of op groepsniveau
- escalatie van technische of dienstverleningsproblemen die niet via de gebruikelijke cliëntenondersteuning zijn opgelost
- vertrouwelijk gesprek over mogelijke reputatie-, compliance- of risicogerelateerde ontwikkelingen
- enz.
Hoewel het geen videoconferentie is die op grond van compliance verplicht is, vindt de sessie plaats onder het interne governance- en regelgevingsbeleid van IFB. De belangrijkste conclusies kunnen worden vastgelegd in het relatiedossier van de cliënt en, indien nodig, kunnen interne teams (bijv. juridische zaken, compliance, risicobeheer) na afloop van het gesprek worden geraadpleegd om specifieke verzoeken of vragen te behandelen.
Deze sessies zijn bedoeld om de inzet van IFB voor discretie, responsiviteit en transparantie in de omgang met vermogende cliënten en institutionele partners te versterken.
Regelgevende disclaimer inzake opnames
Ter voorkoming van twijfel stelt IFB hierbij alle deelnemers in kennis van het feit dat alle Zoom-videoconferenties die door IFB worden georganiseerd, gehost of bijgewoond, geheel of gedeeltelijk worden opgenomen voor regelgevende, wettelijke, compliance-, toezichts-, audit-, risicobeheers- en bewijsdoeleinden. Door toegang te nemen tot, deel te nemen aan of anderszins te participeren in een dergelijke videoconferentie erkent, aanvaardt en verleent elke deelnemer uitdrukkelijk en onherroepelijk toestemming voor de audiovisuele opname, verwerking, bewaring, opslag en beoordeling van, en waar vereist de verstrekking van, dergelijke opnamen aan bevoegde toezichthoudende, regelgevende, gerechtelijke of anderszins wettelijk gerechtigde autoriteiten, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en interne governancekaders.
Indien een deelnemer niet instemt met een dergelijke opname, is die deelnemer niet gemachtigd om de videoconferentie bij te wonen, daartoe toegang te krijgen of anderszins eraan deel te nemen, en dient hij de verbinding onmiddellijk te verbreken.